Na última aula de sexta, dia 14/11/2014, foram dados 25 conceitos para serem relacionados entre si. Sob a supervisão da professora Tânia e das monitoras desenhamos as seguintes relações.
Diplomática e Documentos Contemporâneo são equivalentes e são os conceitos iniciais da disciplina, a Tipologia vem em sequência, pois se trata de um estudo mais específico e tem por objeto o tipo documental, que por sua vez é a soma da espécie mais a função. Aqui fizemos uma divisão apenas para efeitos didáticos.
A função + o contexto + produtor irão dar origem ao documento de arquivo que por sua vez será acumulado respeitando se a ordem original e o trâmite ou fluxo documental. Esses documentos de arquivo formarão os processos, serão classificados e posteriormente descritos.
Na outra parte ficaria o objeto da Diplomática, a espécie e dela vêm dois colchetes um do o estudo dos sinais de validação, autenticidade, veracidade e no outro são discutidas a forma, formato, gênero documental, imagético x iconográfico, emissor, características intrínsecas e as extrínsecas.
Contudo Belloto traz outras relações entre esses conceitos em seu livro intitulado Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Segundo Duranti 1995, a Diplomática se concentra na origem, na constituição interna, na transmissão e na relação dos documentos entre seu criador e o seu próprio conteúdo, com a finalidade de identificar, avaliar, e demonstrar sua verdadeira natureza.
Belloto conclui que isso hoje se trata simplesmente da autenticidade formal dos documentos e que o objeto de estudo é a estrutura formal do documento ou da espécie documental.
Ela entende também que Tipologia que tem por objeto o tipo documental “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou” é ampliação da Diplomática, pois além de se preocupar com a autenticidade, estuda o documento como componentes de conjuntos orgânicos, parte integrante da mesma série documental, ou seja, documentos que correspondem as mesmas atividades.
Outra relação que a autora faz é falar das características extrínsecas que têm a ver com a estrutura física e com sua forma de apresentação, isso se relaciona com o gênero que de acordo com sua estruturação da origem a espécie. Nesse estudo dos elementos externos ou físicos se estuda os seguintes conceitos, o gênero, a espécie, a forma e o formato dentre outros.
Por fim nas características intrínsecas que é relacionada ao conteúdo substantivo do documento o estudo foca na proveniência, funções, data tópica e cronológica.
Conceitos utilizados para a atividade. (Grande parte dos conceitos é ipsis litteris do material consultado pelo grupo).
- Diplomática – Estuda o documento como documento independente das relações de arquivo. É responsável pela análise da espécie documental. Quase todo ato administrativo gera um documento de natureza jurídica, que condiciona seus aspectos formais, também por razões de autenticidade. É importante lembrar que um ato administrativo não se encerra aí: ele costuma gerar um fato administrativo, que é a realização do que demanda seu conteúdo. Os aspectos formais do documento são analisados pela Diplomática, de forma que possa ser avaliado em relação à sua verdadeira natureza.
Na identificação diplomática do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer, sequencialmente:
1) a sua autenticidade relativamente à espécie, ao conteúdo e à finalidade;
2) a datação (datas tópica e cronológica);
3) a sua origem/proveniência (identidade do documento relativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial básico);
4) a transmissão/tradição documental;
5) a fixação do texto.
- Documento Contemporâneo – é toda informação em suporte.
- Tipologia - Tipologia Documental é o estudo que tem como objeto os tipos documentais, e entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo, ou técnica de registro. TIPO DOCUMENTAL = ESPÉCIE + FUNÇÃO
Na identificação tipológica do documento, a sequência é distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:
1) a sua origem/proveniência;
2) a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora;
3) a associação entre a espécie em causa e o tipo documental;
4) o conteúdo;
5) a datação.
- Série - junção de documentos correspondentes à mesma atividade.
- Tipo Documental – Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos.
Espécie Documental +
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Função ( atividade) =
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Tipo Documental
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Boletim
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Ocorrência
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Boletim de Ocorrência
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Certidão
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Nascimento
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Certidão de Nascimento
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- Função – as razões pelas quais foi produzido, tomando-se em consideração - e nesta ordem - a função, a atividade que lhe concerne e os trâmites pelos quais passou; o conteúdo substantivo, que é, afinal, o assunto de que trata o documento, os fins que se quer atingir com sua criação;
- Contexto – A avaliação do documento arquivístico deve considerar seu contexto de produção, uma vez que documentos observados de maneira aleatória e isolados prejudicam, e até mesmo omitem importantes informações inerentes à sua produção. o contexto para a análise do documento implica o cuidado minucioso para evitar a perda da informação e integridade.
- Produtor – transforma o documento contemporâneo em documento de arquivo.
- Documento de Arquivo - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
- Ordem original – relação natural entre os documentos de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que os acumulou.
- Trâmite Documental = Fluxo documental – é o caminho percorrido por um determinado documento, por exemplo, através dos vários departamentos da organização, bem como sua destinação final. Tem o objetivo de simplificar e racionalizar o processo de trabalho, permitindo uma análise mais detalhada de cada atividade e o relacionamento entre elas, entendendo com clareza o funcionamento -tanto em uma visão micro, como macro- da instituição, indicando falhas e promovendo agilidade no processo para resultados eficientes.
- Processo – é a reunião de documentos autuados que passam por trâmites, com apreciação das áreas técnicas e conclusão.
- Classificação - é um instrumento utilizado pela arquivística para classificar todo e qualquer documento produzido, recebido e acumulado por uma instituição no exercício de suas funções. Deve ser capaz de Identificar as espécies do acervo da organização (análise diplomática); Identificar quais as funções (quanto ao uso pelo titular do arquivo) se relacionam a quais documentos; Sistematizar um esquema hierárquico que consolide as informações relativas às ocorrências documentais daquele titular, que seja capaz de articular as espécies com as respectivas funções (plano de classificação); Não se esquecer de registrar todos os passos do processo e as definições que foram sendo elaboradas.
- Descrição Arquivística – Descrevem as relações internas do arquivo, como as séries se relacionam e não o documento em si. A descrição traduz a classificação.
- Espécie - Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório, boletim, certidão.
- Sinal de Validação - é parte da garantia da autenticidade dos documentos, sejam eles de arquivo ou não.
- Autenticidade - diz respeito à geração de um documento e às qualidades que o legitimam para que ele possa exercer a plenitude de sua função administrativa, inclusive em termos legais. Por exemplo, as decisões de uma reunião somente terão valor efetivo se forem anotadas em uma ata e se a referida ata estiver revestida de autenticidade, ou seja, se realmente for resultante daquela reunião e se realmente tiver sido aprovada pelos participantes da reunião, devidamente registrada e contar com o tipo adequado de informações dispostas de modo tradicional (para atas). Eventualmente, a mesma reunião pode ter tomado decisões que não se efetivaram ou ter incorrido em erro na análise de algum assunto. É o elemento fundamental para que qualquer documento possa atuar plenamente de acordo com as funções para as quais foi concebido. No caso de documentos frequentes é bastante comum encontrar normas, padrões e critérios de validação bastante elaborados e complexos.
- Veracidade - Os aspectos referentes ao conteúdo do documento dizem respeito à veracidade e não podem ser confundidos com a autenticidade. Por mais que uma ata não espelhe exatamente o ocorrido na reunião (por exemplo, a informação sobre um participante que erroneamente foi dado como ausente), se ela seguiu todos os trâmites normais para a sua aprovação ela será sempre autêntica, mesmo que parte de sua informação não seja verídica.
- Forma - ou a tradição documental, que é o estágio de preparação e transmissão de um documento (minuta, original, cópia).
- Formato - configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno, códice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.
- Gênero Documental – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem. Exemplos: textuais; micrográficos; iconográficos (contém imagens estáticas – fotografias, negativos, diapositivos, gravuras, desenhos); filmográficos; sonoros; cartográficos ;informático ( documentos criados, armazenados e utilizados em computador – disquete, disco rígido, arquivo do Exel)
- Imagético x Iconográfico - Entende-se por imagético o documento que possui algum tipo de imagem, seja uma foto, um desenho, pintura etc. A imagem pode ser utilizada para retratar algum acontecimento, auxiliar no entendimento de um texto, provocar reflexões, dentre outros critérios definidos pelo seu autor. Iconográficos (contém imagens estáticas – fotografias, negativos, diapositivos, gravuras, desenhos);
- Emissor – insere as informações no documento
- Características Intrínsecas - ou seja, seu conteúdo, seu âmago que lhe atribui significação (em outras palavras, o que “diz” o documento). Têm a ver com o conteúdo substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua proveniência e função.
- Características Extrínsecas - como o suporte material (papiro, papel, etc.), seu espaço, a disposição de seus elementos internos, seu gênero (por exemplo, se é audiovisual ou textual), a escrita. Têm a ver com a estrutura física e com a sua forma de apresentação. Relacionam-se com o gênero, isto é, a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.
O conjunto dos elementos externos e internos é o que dá ao documento – seja aquele sobre papel, seja o eletrônico – o aspecto que corresponde à sua natureza diplomática e jurídica, isto é, à sua função, segundo as regras e os usos da instituição que o estabelece (DELMAS, 1996).
Fontes:
BELLOTTO, HELOÍSA LIBERALLI Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo.
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